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FS Sistemi Urbani Srl ha adottato un processo di gestione delle segnalazioni, anche in forma anonima, in grado di contribuire alla prevenzione di illeciti, irregolarità o condotte poste in essere in violazione del Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ex D.lgs. n. 231/2001, dell’Anti Bribery&Corruption management system, del Codice Etico del Gruppo FS, della normativa interna e/o esterna  (es. in materia di corruzione, antitrust, ecc.) o in ogni caso idonee ad arrecare danno o pregiudizio, anche solo d’immagine o reputazionale, al Gruppo FS Italiane. 

Il processo di gestione delle segnalazioni è parte integrante del Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ex D.lgs. n. 231/2001 di FS SpA in attuazione della legge n. 179/2017 (c.d. legge sul whistleblowing). 

CHI E COSA SEGNALARE

Chi può segnalare

Possono effettuare una segnalazione:

  • i dipendenti, i lavoratori autonomi, i titolari di un rapporto di collaborazione, i volontari e i tirocinanti anche non retribuiti che svolgono la propria attività lavorativa presso le Società del Gruppo FS;
  • i lavoratori o i collaboratori, che svolgono la propria attività lavorativa presso enti che forniscono beni o servizi o che realizzano opere in favore di terzi; i liberi professionisti e i consulenti che prestano la propria attività presso le Società del Gruppo FS; gli azionisti e le persone delle Società del Gruppo FS con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza.

Tali soggetti segnalano informazioni sulle violazioni di cui sono venuti a conoscenza nell'ambito del proprio contesto lavorativo.

Le segnalazioni possono essere effettuate anche:

  1. quando il rapporto giuridico non è ancora iniziato, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali;
  2. durante il periodo di prova;
  3. successivamente allo scioglimento del rapporto giuridico se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite nel corso del rapporto stesso.

FS Sistemi Urbani Srl auspica che nelle segnalazioni sia esplicitata l'identità del Segnalante, di cui è garantita la riservatezza nel rispetto della normativa vigente, in modo da rendere più agevole la verifica dei fatti segnalati ed informare il Segnalante sugli esiti degli accertamenti svolti. Sono comunque ammesse le segnalazioni in forma anonima. 

Cosa segnalare

Informazioni sulle violazioni aventi ad oggetto fatti (di qualsivoglia natura, anche meramente omissivi), riferibili a Persone del Gruppo FS Italiane o a Terzi, che possano integrare:

  1. violazioni dei Modelli 231 delle società del Gruppo FS e delle procedure che ne costituiscono attuazione e/o della Policy Anticorruzione e dell'Anti Bribery&Corruption management system (di seguito "ABC system") delle società e/o del Codice Etico e/o delle normative interne aziendali e/o in ogni caso idonee ad arrecare danno o pregiudizio, anche solo d'immagine o reputazionale, al Gruppo FS Italiane;
  2. illeciti amministrativi, contabili, civili o penali;
  3. condotte illecite rilevanti ai sensi del D.lgs. 8 giugno 2001, n. 231;
  4. illeciti che rientrano nell'ambito di applicazione degli atti dell'Unione Europea e delle disposizioni nazionali che ne danno attuazione;
  5. atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell'Unione Europea;
  6. atti od omissioni riguardanti il mercato interno (a titolo esemplificativo: violazioni in materia di concorrenza e di aiuti di Stato);
  7. atti o comportamenti che vanificano l'oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell'Unione Europea.

Le segnalazioni devono riguardare fatti di cui il Segnalante abbia conoscenza, avendo lo stesso Segnalante fondati motivi di ritenere che le informazioni segnalate siano vere al momento della segnalazione.

Le segnalazioni devono essere effettuate tempestivamente rispetto alla conoscenza dei fatti in modo da renderne concretamente possibile la verifica. 

Non costituiscono segnalazioni c.d. whistleblowing: le contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale del Segnalante che attengono esclusivamente al proprio rapporto individuale di lavoro, ovvero inerenti al proprio rapporto con le figure gerarchicamente sovraordinate; le comunicazioni o i reclami relativi ad attività di natura commerciale o di servizi al pubblico.

 

CANALI DI SEGNALAZIONE

Canali di segnalazione interni

Le segnalazioni sono indirizzate al Comitato Etico e/o all’Organismo di Vigilanza di FS Sistemi Urbani Srl. Al fine di agevolare la ricezione delle segnalazioni, FS Sistemi Urbani Srl mette a disposizione idonei canali di trasmissione, in particolare:

  • posta ordinaria: FSSU, Segreteria Tecnica Comitato Etico presso la struttura Internal Audit di FSSU - Piazza della Croce Rossa, 1 - 00161 Roma ovvero Segreteria Tecnica Organismo di Vigilanza presso la struttura Internal Audit di FSSU - Piazza della Croce Rossa, 1 - 00161 Roma;
  • posta elettronicacomitatoetico@fssistemiurbani.it per il Comitato Etico ovvero organismodivigilanza@fssistemiurbani.it per l’Organismo di Vigilanza;
  • piattaforma: segnalazione-whistleblowing.fssistemiurbani.openblow.it
  • verbalmente: mediante dichiarazione rilasciata dal segnalante, in apposita audizione, al Comitato Etico/all’Organismo di Vigilanza di FS Sistemi Urbani Srl, riportata a verbale e sottoscritta dal segnalante.

 

Segnalazioni esterne e divulgazione pubblica

Il D.lgs. n. 24/2023 prevede la possibilità di effettuare segnalazioni esterne all'Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC) e divulgazioni pubbliche di violazioni nei casi espressamente previsti dalla norma. La possibilità di effettuare segnalazioni esterne all'ANAC è consentita solo nei casi di seguito riportati:

  • ove non sia attivo il canale di segnalazione interno ovvero se il medesimo non risulti conforme alle prescrizioni di legge;
  • nei casi in cui il Segnalante abbia già effettuato una segnalazione interna alla quale non è stato dato seguito;
  • nei casi in cui il Segnalante abbia fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa possa determinare il rischio di ritorsione;
  • nei casi in cui il Segnalante abbia fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

 

TUTELA DEL SEGNALANTE

Nel rispetto delle previsioni di legge FS Sistemi Urbani Srl garantisce la riservatezza dell'identità del Segnalante a partire dalla ricezione della segnalazione e vieta (e sanziona per quanto consentito dai propri poteri e facoltà) ogni forma diretta o indiretta di provvedimenti e comportamenti ritorsivi o discriminatori adottati nei confronti del Segnalante in conseguenza della segnalazione, inclusi quelli omissivi, anche tentati o minacciati, nonché quelli rivolti a terzi connessi al Segnalante, quali parenti, colleghi, soggetti giuridici di cui i Segnalanti sono proprietari o per cui lavorano, che operano in un contesto lavorativo collegato al Gruppo FS Italiane.

Per assicurare che non siano poste in essere ritorsioni nei confronti del Segnalante anche a distanza di tempo dalla segnalazione, per i dipendenti di FS Sistemi Urbani Srl viene attivato un monitoraggio della situazione lavorativa del Segnalante per un periodo di due anni dalla data della segnalazione.

I soggetti a qualsiasi titolo coinvolti nella gestione delle segnalazioni sono tenuti, nei limiti previsti dalla legge, alla riservatezza in merito all'esistenza e al contenuto della segnalazione ricevuta e all'attività compiuta al riguardo e garantiscono la riservatezza dell'identità del Segnalante secondo quanto previsto dalla normativa vigente.

Al Segnalante viene rilasciato avviso di ricevimento della segnalazione entro 7 giorni dalla data di ricezione. Il Segnalante viene altresì informato degli esiti degli accertamenti svolti in merito.

 

TUTELA DELLA PERSONA COINVOLTA

Le Società del Gruppo FS tutelano i diritti delle Persone Coinvolte, innanzitutto assicurando, per garantire l'appropriata riservatezza, che ogni comunicazione relativa alla loro identità segua rigorosamente il criterio "need to know" (principio per cui una persona è autorizzata ad accedere a determinate informazioni solo se necessario - e nei limiti di quanto necessario - per l'esecuzione delle attività di propria competenza secondo le mansioni assegnate aziendalmente).

La Persona Coinvolta viene informata dell'esistenza e del contenuto della segnalazione e ne riceve copia, ad eccezione del riferimento all'identità del Segnalante, che non potrà in ogni caso essere resa nota alla Persona Coinvolta, fatti salvi i casi espressamente previsti dalla legge.

La Persona Coinvolta ha diritto di essere informata dell'esito dell'istruttoria. Previa valutazione adeguatamente tracciata, l'informativa alla Persona Coinvolta può essere ritardata ovvero non effettuata in tutto o in parte qualora appaia necessario attendere l'azione di pubbliche autorità, o qualora sia ragionevole ritenere che, fornendo l'informativa, possa essere a rischio la riservatezza della identità del Segnalante tutelata secondo legge.

 

PROCESSO

Le segnalazioni sono indirizzate al Comitato Etico e/o all'Organismo di Vigilanza di FS Sistemi Urbani Srl.

L'Organismo di Vigilanza gestisce le segnalazioni relative a violazione o tentata elusione del Modello 231 societario e/o delle procedure che ne costituiscono attuazione o a violazioni del Codice Etico che hanno o potrebbero avere rilievo ai sensi del D.lgs. n. 231/2001.

Le attività istruttorie, volte ad accertare la fondatezza o meno dei fatti segnalati, sono svolte dalla funzione Internal Audit di FS Sistemi Urbani Srl.