Informativa sulla gestione delle procedure contrattuali

FS Sistemi Urbani S.r.l., nell’ambito delle attività svolte per la gestione delle procedure contrattuali, tratta i dati personali degli Operatori Economici e dei Contraenti di cui FS Sistemi Urbani S.r.l. sia venuta a conoscenza per le finalità connesse all’iscrizione al portale acquisti, alla gestione delle procedure di gara, alla negoziazione, al perfezionamento e all’esecuzione dei Contratti, nonché per la gestione di eventuali atti aggiuntivi e modificativi, delle risoluzioni e delle transazioni, secondo le modalità di seguito dettagliate.

• FS Sistemi Urbani S.r.l., Titolare del trattamento, rappresentata dall’Amministratore Delegato pro-tempore, è contattabile all’indirizzo mail titolaretrattamento@fssistemiurbani.it, con sede legale in Piazza della Croce Rossa, 1 Roma.
• Per ulteriori informazioni rispetto alle attività di trattamento è possibile contattare il Referente Data Protection al seguente indirizzo: protezionedati@fssistemiurbani.it.

I dati personali (degli Operatori Economici e Contraenti rappresentati da persone fisiche o delle persone fisiche appartenenti alle organizzazioni dei medesimi) oggetto di trattamento rientrano nelle seguenti categorie:

• Dati Comuni acquisiti direttamente dall’Operatore Economico e dal Contraente: dati anagrafici, codice di identificazione fiscale, identificativi documenti di identità (n. patente/C.I./Passaporto), dati di contatto (PEC, e-mail, contatti telefonici). Sulla base delle necessità afferenti alle singole procedure contrattuali sono oggetto di trattamento anche ulteriori dati quali: coordinate bancarie, dati economico/finanziari, reddituali, targa veicolo, credenziali, codice identificazione personale (CID), n. carta di credito, transazioni carta di credito, dati contenuti nei CV (titoli di studio, appartenenza ad albi/categorie professionali).

• Dati dell’Operatore Economico e del Contraente acquisiti presso Pubbliche Amministrazioni e Autorità Giudiziarie nell’ambito della gestione degli adempimenti relativi all’espletamento delle procedure contrattuali: dati giudiziari per le verifiche delle cause di esclusione sulla base di quanto previsto dalla normativa vigente in materia di contratti pubblici (D.Lgs. n.50/2016 e s.m.i.), ivi compresi gli accertamenti antimafia di cui alla normativa vigente (D.Lgs. n.159/2011 e s.m.i.); dati riguardanti l’assolvimento degli obblighi contributivi e fiscali.

Il trattamento dei dati giudiziari è svolto unicamente all’interno delle procedure contrattuali espletate in base alla normativa vigente in materia di contratti pubblici   ovvero in caso di stipula dei protocolli di legalità.

I predetti dati saranno trattati con supporti informatici e cartacei in modo da garantire idonee misure di sicurezza e riservatezza.

I dati che chiediamo di fornire vengono raccolti e trattati per l’espletamento delle procedure di gara, per la negoziazione, per il perfezionamento e l’esecuzione dei Contratti, per la gestione degli eventuali atti aggiuntivi e modificativi e delle risoluzioni dei Contratti nonché per la gestione delle transazioni.

Il trattamento dei dati personali effettuato è legittimato dalle seguenti basi giuridiche:

1. necessità del trattamento ai fini della stipula e dell'esecuzione del contratto, anche nella fase precontrattuale di registrazione o qualificazione del fornitore sul portale acquisti e nella fase precontrattuale di gara e negoziazione (art. 6 par. 1 lett. b del Regolamento UE 2016/679);
2. necessità del trattamento per adempiere agli obblighi giuridici cui è soggetto il titolare del trattamento (art. 6 par. 1 lett. c del Regolamento UE 2016/679).

I dati giudiziari sono trattati ai fini della verifica dell’assenza di cause di esclusione in base alla vigente normativa in materia di contratti pubblici (adempimenti normativi previsti per la partecipazione alle gare art.2 – octies d.lgs. 196/03 e s.m.i.) nonché per le finalità connesse alla stipula dei protocolli di legalità (adempimento di obblighi previsti da disposizioni di legge in materia di comunicazioni e informazioni antimafia o in materia di prevenzione della delinquenza di tipo mafioso e di altre gravi forme di pericolosità sociale art.2 – octies d.lgs.n.196/03 e s.m.i.).

Il conferimento dei dati necessari al perseguimento delle suddette finalità ha natura “obbligatoria” e un eventuale rifiuto potrebbe comportare l’impossibilità per FS Sistemi Urbani S.r.l. di gestire le attività inerenti alle procedure contrattuali in conformità alle norme di legge.

  I dati personali forniti per il perseguimento delle suddette finalità saranno trattati dai seguenti soggetti:

- Ambito riconducibile a FS Sistemi Urbani S.r.l.

• Persone autorizzate al trattamento: i dati personali saranno resi accessibili solo a coloro i quali, all'interno di FS Sistemi Urbani S.r.l. ne abbiano necessità per la mansione svolta o per la posizione gerarchica ricoperta. Tali soggetti, saranno opportunamente istruiti al fine di evitare la perdita, l’accesso ai dati da parte di soggetti non autorizzati o di effettuare trattamenti non consentiti dei dati stessi.
• Società del Gruppo FS Italiane le quali potranno a loro volta comunicare i dati, o concedere l’accesso ad essi, ai propri dipendenti e ad eventuali consulenti, nei limiti in cui ciò sia funzionale al perseguimento delle finalità sub III.
• Società di servizi IT fornitori di FS Sistemi Urbani S.r.l.

- Ambito non riconducibile a FS Sistemi Urbani S.r.l.

I dati personali possono essere trasmessi, in base a norme di legge o di regolamento, a Pubbliche Amministrazioni e Autorità Giudiziarie che agiscono in qualità di Titolari Autonomi del Trattamento.

I dati personali non sono oggetto di diffusione. Sono oggetto di pubblicazione istituzionale le informazioni relative alle procedure contrattuali necessarie per assolvere agli obblighi di legge in materia di pubblicità dei contratti, di trasparenza e anticorruzione.

I dati personali trattati per le finalità sopra esposte verranno conservati per un periodo di tempo non superiore a 10 anni dalla scadenza del Contratto stipulato o dalla data di aggiudicazione, fatte salve diverse esigenze in caso di richieste provenienti dall’Autorità Giudiziaria e/o da Autorità ad essa equiparate, ovvero di instaurazione di contenziosi presso le competenti sedi giudiziarie.

Il Regolamento UE 2016/679 (artt. da 15 a 23) conferisce agli interessati l’esercizio di specifici diritti. In particolare, in relazione al trattamento dei suoi dati personali, ha diritto di chiedere a FS Sistemi Urbani S.r.l. l’accesso, la rettifica, la cancellazione, la limitazione, l’opposizione e la portabilità; inoltre può proporre reclamo, nei confronti dell’Autorità di Controllo, che in Italia è il Garante per la Protezione dei Dati Personali.

In qualsiasi momento, potrà chiedere di esercitare i suoi diritti a FS Sistemi Urbani S.r.l. contattabile a titolaretrattamento@fssistemiurbani.it ovvero rivolgendosi al Referente Data Protection contattabile all’indirizzo mail protezionedati@fssistemiurbani.it.